Las empresas europeas han de reformular los métodos de colaboración

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Adobe Systems ha anunciado los resultados de una encuesta encargada a Forrester Consulting en nombre de Adobe para comprender la naturaleza, los métodos y las limitaciones detectadas a la hora de trabajar en colaboración entre los gestores del conocimiento (knowledge workers) europeos.

Como parte del estudio, Forrester realizó 3.000 entrevistas en línea con personas cualificadas de Alemania, España, Francia, Italia, Países Bajos, Reino Unido y Suecia. El estudio halló que el 99% de los que respondieron colaboraban con otros, y que el 81% colaboraban con dos o más personas en diferentes zonas horarias y regiones geográficas. Sin embargo, los gestores del conocimiento son también muy conscientes de las limitaciones de sus métodos de colaboración. Por ejemplo, el 65% piden una recogida más rápida de la información, el 49% quieren reducir la presencia del papel en dicho proceso de recogida de datos, y el 44% desean modos de colaboración más atractivos.
Según el estudio, los datos de la encuesta muestran una marcada propensión entre los gestores del conocimiento europeos a ceñirse a su concepto de colaboración en equipo -correo electrónico y adjuntos al mismo- a pesar de reconocer la necesidad de que se produzcan mejoras y la disponibilidad de alternativas potencialmente mejores. Por lo tanto, el mayor reto al que deben hacer frente las empresas no sólo consiste en proporcionar soluciones de colaboración mejoradas, sino también prestar soporte a los hábitos actuales de los trabajadores al tiempo que se les ayuda en la transición a nuevas formas de trabajar en constante evolución.
El informe sugiere a los departamentos de TI que consideren el enfoque de "Diseño para las personas" para apoyar el modo en que los gestores del conocimiento europeos quieren trabajar partiendo del flujo de trabajo basado en correo electrónico actual. El objetivo es llenar el vacío entre los procesos de negocios estructurados y los hábitos de colaboración dispares de cada día.

Las empresas europeas han de reformular los métodos de colaboración
"El estudio muestra que los hábitos de trabajo y preferencias de las personas tienen que recibir una consideración máxima en la planificación de cualquier negocio y en los esfuerzos de los departamentos de TI", afirma Miquel Bada, director de marketing de Adobe Systems Iberica.
"Hoy en día, la oportunidad de los expertos de TI en Europa consiste en seleccionar y desarrollar soluciones que hagan posible la satisfacción de las necesidades de negocios de las empresas y satisfagan también las demandas de los gestores del conocimiento. Creemos que las herramientas de colaboración son altamente efectivas cuando permiten a los usuarios trabajar del modo que desean sin que sea necesario que todos las adopten para que tengan éxito".
Este estudio de investigación, que se realizó entre el 4 y el 22 de agosto de 2008, reveló los siguientes hallazgos clave:

La tecnología hace posible, y complica, la colaboración en equipo
Mientras los gestores del conocimiento en Europa favorecen el uso del teléfono y el correo electrónico para la colaboración, también expresan su insatisfacción con los métodos actuales de colaboración y un deseo de aprender nuevas alternativas. Debido a la imperante necesidad de colaborar con equipos ampliamente dispersos, los gestores de TI de las empresas europeas se enfrentan a una gran cantidad de retos tácticos y estratégicos para satisfacer las necesidades de los gestores del conocimiento, incluidos el reto de asegurar el contenido y la necesidad de actuar como un socio de negocios para mejorar el modo en que colaboran los gestores del conocimiento con efectividad a través de la tecnología adecuada para sus necesidades.

Recopilar información es la clave para la colaboración ad hoc
Mientras que las comunicaciones en tiempo real pueden ser uno de los métodos preferidos de colaboración, el esfuerzo para recopilar respuestas y poner los datos a trabajar a menudo crea redundancias y retrasos. Sin tecnología para la extracción y síntesis de los datos recogidos, el dar un sentido a las respuestas se convierte en gran parte en un esfuerzo manual que crea trabajo extra sin valor añadido. Forrester concluye que los departamentos de TI deben adoptar los métodos de recogida de datos basados en el correo electrónico y en el teléfono, y que incluyen enfoques medibles y atractivos que funcionen en estos entornos, tales como encuestas o formularios que ayuden a recopilar datos y no solo recogerlos.

Se ha elevado el nivel de exigencia de la calidad en las comunicaciones
A medida que las expectativas de experiencias comunicativas atractivas crecen, los gestores del conocimiento europeos se encuentran a sí mismos con que necesitan cada vez más la creación de comunicaciones impactantes y de vasto alcance. Casi la mitad (49%) de todos los gestores del conocimiento europeos señalan la necesidad de crear contenidos impactantes una vez al mes o más. El estudio encuentra que el 87% de los gestores del conocimiento europeos experimentan problemas con las herramientas de colaboración tradicionales que usan hoy en día. El informe Forrester sugiere que las organizaciones de TI deben adoptar un enfoque de "Diseño para las personas" para ayudar a dichos gestores a tener éxito mientras se preparan para un cambio porque la realidad es que se espera que las necesidades cambien a medida que las herramientas de colaboración y Enterprise 2.0 maduren.

Se subestima el riesgo que suponen para la seguridad los métodos de colaboración actuales
El estudio revela también que los hábitos de los gestores del conocimiento respecto a sus esfuerzos de colaboración no están alineados con las preocupaciones por la seguridad de la empresa. Forrester concluye que, como resultado, los departamentos de TI necesitan educar a los gestores del conocimiento acerca de los riesgos a la seguridad, encontrar herramientas y procesos que minimicen la exposición de información confidencial, y reducir los riesgos a la seguridad alineando tecnologías, procesos y personas. Los analistas sugieren además que los departamentos de TI de la empresa, que se centren en cómo los gestores del conocimiento europeos quieren trabajar, verán en la seguridad -a nivel de documento- el medio ideal para proteger la información confidencial.
 
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